Uso de meios eletrônicos de pagamento e terceirização de recolhimento de documentos geram redução de custos nas viagens a negócios

Os Indicadores Econômicos de Viagens Corporativas (IEVC) divulgados pela Associação Brasileira de Gestores de Viagens Corporativas registram que as viagens a negócios alcançaram receita de R$ 25,1 bilhões no ano passado e representam 58,1% da movimentação total do turismo, incluindo transporte aéreo, locação de automóveis e hotéis. Em contrapartida, as estatísticas divulgadas pela Associação Brasileira da Indústria de Hotéis (ABIH) mostram que a taxa de ocupação média em 2011 alcançou 57,96%, registrando queda de 3,1% no ano.

Além disso, um relatório divulgado pelo Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil (FOHB) preocupa as empresas que compram viagens corporativas. O estudo registra um aumento de 18,4% na diária média do ano passado em relação a 2010. Em resumo, os números mostram queda na procura por hospedagem nos hotéis e aumento do preço da diária, o que preocupa o segmento corporativo.

Baseado nessas estatísticas e comparando com a pratica de milhares de empresas, o Grupo TX, que reúne empresas responsáveis por realizar captação, conferência, validação, integração e armazenamento digital dos dados relacionados à documentação envolvida no processo de compra e venda de diárias hoteleiras, divulgou as melhores práticas de empresas preocupadas em reduzir seus custos.

As empresas que adotam cartão de crédito corporativo - físico ou virtual – registram boa economia, pois eliminam um elo da cadeia de pagamento. “Meu conselho é que as empresas rejeitem o faturamento direto de agências de viagens, pois eles trazem custos invisíveis”, recomenda o consultor Walter Teixeira, presidente do Grupo TX. Ele explica ainda que, para faturar uma despesa de hospedagem ou de passagem aérea, a agência de viagens deve primeiro receber uma fatura do fornecedor. A duplicação de processos não permite que a empresa tire todo o proveito na negociação com seus provedores de serviços. “Normalmente, esta duplicação de processos não fica aparente para as empresas”, ressalta.

Ainda de acordo com o Grupo TX, a utilização de uma agência de viagens especializada no segmento corporativo é importante, pois ela já tem grande escala e relações com fornecedores, além de disponibilizar tecnologia que permite maior fluidez nos processos de busca, reserva e finalização da compra de viagens. “Desobrigada de intermediar o faturamento e assumir esse tipo de ônus operacional, as agências de viagens concentram esforços na qualidade do atendimento de seus clientes corporativos, o que, na prática, também resulta em ganhos para todos os envolvidos”, reitera Teixeira.

Outra opção que as corporações podem adotar é a contratação de empresas terceirizadas, que se responsabilizam pelo recolhimento e tratamento das documentações referentes às viagens corporativas, garantindo o controle e a checagem dos recursos disponibilizados. “Essa também é uma tendência que tem de ser considerada, pois garante economia significativa além de consolidar todas as informações com despesas de viagens”, declara Teixeira.

O Grupo TX desenvolveu o produto TXDoc para recolhimento e tratamento de documentos há aproximadamente dois anos. Seus clientes terceirizam o controle e a gestão dos documentos de suas viagens corporativas, recebendo informações consolidadas em relatórios mensais, que podem ser utilizados como business intelligence, para diminuir os custos finais. Além disso, a contratação desse serviço diminui a necessidade da mão-de-obra interna das próprias empresas.